Илона Антипина: Отель обладает всеми ресурсами, чтобы любая встреча прошла безупречно

Деловые конференции – важнейшая часть любого бизнеса. Ведь именно с их помощью решаются многие вопросы, связанные со стратегическим сотрудничеством, и заключаются крупные сделки. Очевидно, что каждое бизнес-мероприятие  должно проводиться в достойных конференц-залах и комфортных условиях. Не секрет, что окружающая обстановка, общая благоприятная атмосфера и высокий сервис обслуживания на рабочей встрече способны расположить к нужному решению даже самого несговорчивого партнера, настраивая его на позитивный лад.

О тонкостях организации таких конференций, о том, какими характеристиками обязательно должна обладать деловая площадка рассказала генеральный директор отеля «Виктория» Илона Антипина.

Илона Анатольевна, какие качества должна совмещать в себе максимально комфортная и современная конференц-площадка?

– Статусные деловые мероприятия не терпят спешки и суеты. Важно, чтобы они проводились на высочайшем уровне в комфортных и современных залах с максимумом возможностей для выполнения любых, даже самых технически сложных, задач. Поэтому каждый зал обязательно должен отвечать сразу нескольким требованиям. Но обо всем по порядку.

Бизнес-конференции предполагают различные презентации услуг и товаров, анализ динамики развития компаний и многие другие пункты, которые нуждаются в визуальном воплощении. Поэтому первое и главное требование к конференц-залу, предназначенному для бизнес-встреч, – наличие современного презентационного оборудования.

Кроме того, само пространство должно быть максимально подвижным, чтобы можно было быстро трансформировать его под нужды мероприятия. Мобильные конструкции, передвижная мебель – все это позволяет зонировать пространство и легко отделить область регистрации, встречи гостей от зоны проведения переговоров, фуршета, кофе-брейка.

 

Отлично, если в одном здании с площадкой для масштабных деловых встреч есть кафе, бар или ресторан – тогда все участники не будут тратить время на то, чтобы добраться до места, где можно пообедать, и их ланч пройдет в спокойной обстановке.

Еще одно немаловажное преимущество бизнес-арены –  ее близкое расположение к отелю. Еще лучше, если она будет находиться в самой гостинице, чтобы гости мероприятия из других городов смогли без проблем разместиться и не думать о том, как добраться до места встречи партнеров.

Где сейчас можно найти такие площадки? Кто предлагает подобные условия и к кому выгоднее обратиться?

– Варианты размещения с условиями, подобными тем, которые я назвала, предлагают бизнес-центры, дворцы культуры и даже банки. Все они обладают определенными преимуществами, однако и недостатки есть существенные: ограниченные возможности в плане инфраструктуры и удобств (негде пообедать, припарковать авто, недостаточный уровень технической оснащенности и т. д.). А это крайне неприятные моменты, поскольку ничего не должно создавать дискомфорт и неудобство, отвлекая участников от решения серьезных вопросов.

Поэтому, по моему мнению, самые интересные предложения делают отели. Ведь отельный бизнес – это гостеприимство, а кто как не сотрудники этой области могут предоставить сервис высшего качества?

Как правило, отели имеют в своем штате специалистов по организации подобных мероприятий, поэтому клиент получает персонального менеджера, который курирует весь процесс проведения деловой встречи от начала до конца.

 

Какие особые ресурсы и возможности имеет «Виктория» для организации деловых презентаций?

– Отель обладает всеми необходимыми ресурсами и компетенциями для того, чтобы любая встреча прошла безупречно. Мы разработали полный цикл обслуживания таких мероприятий. И по праву можем говорить, что наш сервис уникален и отвечает лучшим мировым стандартам.

Во-первых, «Виктория» обеспечивает гостям трансфер из аэропорта и размещает делегации, предоставляя группам скидки на проживание в отеле.

Во-вторых, участники мероприятия имеют возможность воспользоваться удобными конференц-залами с современным оборудованием для воспроизведения звука, демонстрации слайдов и видео. В перерывах гостям конференций предлагаем ароматный кофе со свежей выпечкой и бизнес-ланчем.

Насколько сильно техническое оснащение бизнес-площадок отеля?

– Отдельного внимания заслуживают возможности нашего конференц-зала, которые отвечают запросам самых требовательных организаторов. На экранах или ЖК-панелях можно отображать информацию с различных информационных носителей. Ведущему доступна одновременная работа сразу с несколькими экранами с помощью системы интерактивного управления. Микрофонная связь, системы усиления и микширования звука, интерьерные акустические системы дают неограниченные возможности работы со звуком.

Всем оборудованием легко и просто управлять с единой панели, на которой размещены все мультимедийные и инженерные системы.

Насколько выгодно вашим гостям проводить деловые мероприятия в «Виктории»?

– Чтобы сделать для гостя сотрудничество с нами максимально выгодным, мы постоянно вводим новые сервисы и предоставляем только качественные услуги, позволяя сэкономить клиенту за счет акций и скидок. Так, каждый понедельник при бронировании конференц-залов мы дарим дополнительный час.

На наших площадках можно проводить самые разноформатные мероприятия, не переплачивая за аренду дополнительных помещений в других комплексах, мы все организовываем «под ключ», а это всегда выгоднее «розничного» подхода.

Например, большие по метражу конференц-залы «Виктории» можно условно разделить на несколько изолированных зон с разным функциональным назначением. Можно трансформировать одно пространство на четыре зоны – область регистрации или ресепшен, собственно зона проведения переговоров, зона фуршета и кофе-брейка. Подобная изоляция достигается путем переноса мобильных стен. Поэтому арендаторы получают области любого размера и наполнения техническими приборами, исходя из требования цели мероприятия.

 

Все это дает возможность нашим гостям подстраивать их мероприятие под себя, делать так, как хочется, как будет удобно именно им. Мы понимаем, что каждый клиент индивидуален, у каждого свои потребности и требования. Поэтому всегда находимся в режиме абсолютной вовлеченности в процесс, чтобы предложить по-настоящему уникальный сервис, индивидуальный подход и истинно высокий уровень обслуживания.

В чем уникальность вашего подхода?

– Как я уже говорила, сфера гостеприимства накладывает особые обязательства на специалистов этой области. Поэтому мы готовы ко всему. И первое, что предлагаем гостям – это организация любых мероприятий «под ключ». Причем, в это понятие входит как официальная часть, так и неофициальная программа.

Мы поможем провести экскурсию по городу, завершить мероприятие в развлекательном формате и провести праздничный банкет или фуршет. В общем, можем воплотить любую фантазию гостя в жизнь и сделаем все, чтобы его бизнес только процветал.

Об уровне сервиса, возможностях отеля и качестве обслуживания наиболее красноречиво расскажут отзывы благодарных гостей, которые на своем опыте убедились в том, что «Виктория» – идеальная площадка для статусных деловых встреч.

Отзыв о мероприятии в конференц-зале «Шампань» от компании «Байер»:

– С самого начала организации мероприятия и до его конца работать с персоналом гостиницы «Виктория» было очень комфортно. Менеджер Татьяна коммуникабельна, давала профессиональные советы по выбору зала и блюд для организации кофе-паузы.

В день мероприятия все соответствовало заявленному уровню. Качество еды было выше всех похвал.

Большое спасибо! Обязательно обратимся к специалистам «Виктории» вновь.

Отель "Виктория" - больше, чем просто отель.