Как не профакапить корпоратив? Лайфхаки от ведущего праздников класса «бизнес» и «премиум»

Декабрь – месяц праздников и корпоративов. Кто-то по традиции развлекается конкурсами, а кто-то организует полноценные профессиональные шоу – с приглашенными артистами, ведущим и сложным сценарием. Что сейчас в тренде у южноуральских заказчиков, «Деловому кварталу» рассказал Алексей Владимиров, ведущий мероприятий со стажем почти в 20 лет. Специализация – шоу, праздники, деловые события класса «премиум» и «бизнес», работа на ТВ и радио, в том числе: «Деловой Урал» и «Интерволна». 

С чего начать?

Идеально начать подготовку заранее. Хорошее, сложное и яркое мероприятие требует хотя бы полутора-двух месяцев. Правы те, кто начинает подготовку за полгода. Если остался месяц или пара недель, придется работать в авральном режиме и, возможно, от чего-то отказываться.  Не потому, что люди не приготовятся, а потому что хороший зал с хорошо подготовленным персоналом скорее всего окажется забронирован, а понравившиеся артисты заняты.

План – всему голова. Как для бизнеса, так и для праздника. Планируйте, не ленитесь участвовать в подготовке сценария и репетициях. Не стесняйтесь обсуждать нюансы с опытными специалистами. Будьте дотошными на этапе обсуждения. В итоге это сбережет время и вам, и контрагентам. Определите ответственных за все направления подготовки. Зал, меню, подарки, дресс-код, артисты, сценическая техника, транспорт – распределите ответственность поименно, возложите на плечи конкретного человека Петра Иванова, а не на какой-то обезличенный «отдел PR».

Бюджет не главное. Сумма, которая требуется на проведение праздника, в каждом случае будет разной. Как правило, на ивентах класса «премиум» и «бизнес» средние затраты начинаются от 200-300 тысяч рублей. А дальше нет предела совершенству – в Челябинске бывают праздники, в которые вколочено по 2, 4, 8 миллионов! Но могу привести пример очень достойного торжества на 200 гостей за 400 тыс. рублей. А можно и за миллион слепить мероприятие, которое будет «фу». Компании со стажем, «угощающие» своих сотрудников новогодними корпоративами, уже давно и точно знают, как подойти к организации праздника. Скорее всего, успели получить и положительный и отрицательный опыт. Поэтому там уже есть свои традиции подготовки, наработанные связи, ясные «ходы и выходы». Новичкам сложнее, но для этого и существуют опытное организаторы, которые знают, как что устроить и не переплатить лишнего. 

Цена работы ведущего зависит не от числа гостей, а от сложности программы. Если это совсем камерное, закрытое мероприятие (человек на десять), то, как ни парадоксально, оно чаще всего сложное и может стоить выше среднего. С другой стороны, хороший ведущий может быть скромным в запросах даже на шоу для многотысячной аудитории – если нет неопределенностей в сценарии, не требуется большой подготовки и кучи репетиций. Не стоит спрашивать артиста о гонораре прежде, чем вы не опишете ему конкретных задач. Когда ведущие называют свой средний тариф, чаще всего они имеют в виду стандартный корпоратив на 50-150 гостей.

Хороший праздник – это работа многих людей. Должна поработать команда. Координировать ее работу должен специалист из шоубиза, а не зам.генерального в компании заказчика. Представитель заказчика может (и должен) контролировать все этапы подготовки, но лучше не брать на себя функции организатора: поверьте, есть нюансы, критически важные для шоу, о которых неспециалисты даже не подозревают. И если эти нюансы останутся неучтенными, то шоу, а значит, и эмоции гостей, оказываются под угрозой.

А что делаем обязательно?

Сценарий должен всегда делаться под конкретного заказчика, шаблонные сценарии – это халтура, чёс и третий сорт! План праздника обязан учитывать все пожелания и возможности заказчика. Если четких пожеланий нет – у исполнителей больше свободы для креатива, что тоже бывает к лучшему: остается возможность устраивать сюрпризы на сцене. Если еще и время позволяет, можно готовить мегакрутые дизайнерские мультимедийные решения в оформлении, которые часто становятся главной отличительной особенностью уау-ивента.

Ни к чему сушить праздник долгой официальной частью: чтобы рассказать коллективу о производственных достижениях, можно найти и другие поводы. С другой стороны, незачем и отпускать вожжи, позволяя корпоративу скатываться в неуправляемую попойку. Ведь задача вечера для сотрудников – поддержать командный дух. Любой корпоратив должен быть тим-билдингом. Иначе – деньги на ветер!

Найдите возможность отметить отдельных сотрудников, приготовьте адресные подарки. Постарайтесь никого не забыть. Если уместно, можно рассадить боссов за разные столы к сотрудникам: работники ценят внимание руководства. Да и праздники в таких компаниях, где руководители участвуют в активностях наравне с подчиненными, проходят на порядок теплее.

Как развлекаем коллектив?

Что сейчас в тренде? Наиболее востребован формат общения с залом, интерактив. Конечно, нужно задействовать соревновательный дух – для этого бывают уместны легкие викторины. На ура «заходят» интеллектуальные игры – наконец-то стало модно развлекаться мозгами, и мне это нравится!

В зрелищной части зрители хорошо принимают шоу-номера, подобных которым раньше не видели. А даже если жанр традиционный, но исполнители смогли придумать новую яркую фишку, то и они в тренде. Да и у самих гостей праздника бывает сильна тяга к самовыражению – надо дать ей выплеснуться! Для этого есть разные варианты – от театральных сценок до танцевальных флэшмобов и караоке-баттлов.

Ну а ближе к финалу людям по-прежнему нравится танцевать самостоятельно. Здесь-то по-настоящему и высвобождаются эмоции, разогретые всем предыдущим ходом праздника. Главное после этого - уезжая домой, не забыть подарки! А на следующий день можно хвастаться фотками с красивого вечера.

Как сократить расходы?

Экономить надо обязательно, но в меру. Яркий праздник и скрупулезная бережливость – это два разных мира. Когда сокращаете смету для шоу, помните: дно прогибается у дешевой сковородки. Поэтому собирайте информацию, пользуйтесь эффективными реализованными кейсами, прислушивайтесь к советам, утрясайте детали, вставляйте в договоры нужные вам пункты.

Не давайте запудрить себе мозги! Очень часто бывает, что какое-нибудь праздничное агентство навязывает клиенту всех артистов, что есть у него «под крылом». Отнеситесь к «пакетному предложению» критически. Пусть вас не ослепляют регалии звезд сцены и красивые промо-материалы. Лучше спросите опытных людей, у которых нет интереса продвигать своих знакомых. Профессионалы знают, какой артист на что способен, в какой обстановке такой-то шоу-номер или техническое решение будут уместны.

Можно поузнавать, не будет ли гастролировать в городе во время вашего праздника какая-нибудь заезжая звезда. Почему бы не попробовать залучить ее после концерта и к себе на корпоратив? Это может быть существенно дешевле, чем везти ее специально из столицы. А гости оценят ваши возможности. Статус ивента резко подскочит. Надеюсь, что у вас все получится – и ваши торжества теперь будут проходить только на «ура»!

Желаю множества приятных поводов для ярких праздников в Новом году!

Ваш

Алексей Владимиров.