Подписаться
Курс ЦБ на 17.10
64,34
71,05
Деловой квартал / Новости / Максим Королев: «Системы ЭДО стали must have для среднего и крупного бизнеса»
Максим Королев, IT-директор ООО "МОЛЛ"
Максим Королев, IT-директор ООО "МОЛЛ"
Источник: ООО "МОЛЛ"

Максим Королев: «Системы ЭДО стали must have для среднего и крупного бизнеса»

Самое читаемое
  • «Нет на фейсбуке фото — не был на «Человеке года». ФОТОотчет с юбилейной премии «Нет на фейсбуке фото — не был на «Человеке года». ФОТОотчет с юбилейной премии
  • «Зарплаты нормальные, проблем нет». Андрей Цветков отчитался о состоянии здравоохранения «Зарплаты нормальные, проблем нет». Андрей Цветков отчитался о состоянии здравоохранения
  • Тревожный симптом: россияне все чаще лояльно относятся к теневой занятости Тревожный симптом: россияне все чаще лояльно относятся к теневой занятости
  • Исправьте четыре ошибки мышления, и у вас будут деньги. СПИСОК Исправьте четыре ошибки мышления, и у вас будут деньги. СПИСОК
  • «Россия — корпорация с менеджером-собственником. Бюджет в профиците, люди в бедности» «Россия — корпорация с менеджером-собственником. Бюджет в профиците, люди в бедности»
00:00   01.06.2015

Навести порядок в документообороте и четко отслеживать задачи, поставленные подчиненным, – мечта любого руководителя. Как она стала реальностью в компании «Молл», рассказал IT-директор Максим Королев.

Современные бизнес-процессы становятся благодаря усилиям IT-разработчиков все более технологичными и простыми. Раньше, чтобы согласовать один многостраничный договор, требовалось длительное время и большое количество листов бумаги. Теперь достаточно один раз «залить» договор в систему СЭД (система электронного документооборота) и работать с ним в режиме онлайн всем участникам процесса. И это далеко не все прелести и возможности СЭД.

Компания «Молл» (владеет торговыми сетями «Молния», «Spar») в Челябинске убедилась на собственном опыте, что электронный документооборот существенно упрощает и упорядочивает самые важные бизнес-процессы. Помогла в этом компания «СТ Урал», профессионально занимающаяся внедрением СЭД на предприятиях разного уровня. О сотрудничестве с «СТ Урал» рассказал IT-директор компании «Молл» Максим Королев.

Максим Сергеевич, с чего началось взаимодействие вашей компании и «СТ Урал»? И почему было решено воспользоваться услугами именно этой организации?

– Мы очень давно знаем «СТ Урал». О компании и ее возможностях нам рассказал экс-руководитель челябинского клуба IT-директоров и директор «СТ Урал» Полина Дуйкова. Она неоднократно предлагала внедрить СЭД на предприятии, но по различным причинам мы не решались на такой шаг, продолжая работать по старой схеме. Однако в конечном счете убедились, что без внутренней электронной систематизации нам не обойтись и установили с помощью специалистов «СТ Урал» систему DIRECTUM.

По каким критериям выбрали именно систему DIRECTUM? Рассматривали ли другие СЭД?

– Конечно, рассматривали. Подготовительный этап занял несколько месяцев. Были сформулированы требования к системе, рассмотрены пять различных систем документооборота. Основные критерии выбора – удобство работы, масштабируемость, производительность, стоимость, качество, возможность интеграции с существующими системами. Для нашей компании по совокупности критериев самым оптимальным решением была определена СЭД DIRECTUM. Как только определились с продуктом, начался процесс выбора компании-интегратора. Конкурировали компании из Челябинска, Екатеринбурга и Ижевска. «СТ Урал» предложил нам самые выгодные условия.

На каком этапе находится сейчас работа? Что уже внедрено?– Сейчас завершен первый этап проекта. Система функционирует без сбоев и накладок. Мы за год внедрили в компании электронное согласование учредительных и договорных документов, оформление и согласование служебных записок, регистрацию и рассылку входящей и исходящей корреспонденции, контроль исполнительской дисциплины. Все это позволило существенно сократить время работы над документами и, что немаловажно, уменьшило расходы компании на расходные материалы – бумагу и картриджи, на обслуживание печатающей техники.

Благодаря DIRECTUM практически отпала необходимость в курьерских поездках между нашими филиалами: теперь большинство документов подразделения видят одновременно с головным офисом на экране монитора, имея возможность их корректировать, не распечатывая по несколько раз, и более оперативно согласовывать.

Также DIRECTUM дал возможность отслеживать статус того или иного документа на всех этапах: теперь видно, у кого «завис» договор, как проходит работа над ним. В общем, «все ходы записаны».

Огромным преимуществом СЭД является возможность подписать документ электронно-цифровой подписью (ЭЦП). После подписания ЭЦП, подписанная версия документа не может быть изменена. В отличие от бумажного листа согласований подпись ЭЦП практически стопроцентно гарантирует, что генеральному директору на подпись попадет документ, который после согласования никто не изменял.

В числе прочего СЭД позволяет не зависеть от места нахождения рецензента и не ждать его возвращения, например, из деловой поездки – он может поставить свою резолюцию из любого места, где есть Интернет в любое время.

Также мне как руководителю очень полезной оказалась функция «работа с задачами» системы, когда я поручаю сотруднику какую-либо работу, сразу же заношу ее в СЭД, указываю срок, после чего «забыть» о ней ни у исполнителя, ни у меня просто не получается. Таким образом, решается известная проблема «важных, но не срочных» задач.

Вы сказали, что с внедрением DIRECTUM в компании существенно снизились расходы. На сколько, примерно, сократились траты?

– Очень сложно вычислить эффект именно от внедрения СЭД, так как в компании постоянно проводятся мероприятия по оптимизации операционных издержек. Помимо внедрения СЭД, например, мы проводили сокращение объемов печатаемой сопроводительной документации. В комплексе экономия компании на картриджах для принтеров составила не менее 75%.

Плюс, полностью исчезла проблема потери документов – любой из них легко находится в системе, что также экономит время, деньги и нервы сотрудникам.

Долго привыкали к системе? Много пришлось поработать, чтобы освоить DIRECTUM и обучить сотрудников его использованию?

– У нас практически не было периода адаптации к системе. Дело в том, что DIRECTUM обладает интуитивно понятным интерфейсом и очень похож на привычный всем MS Outlook и другие программы стандартного офисного пакета. Поэтому с его освоением особых проблем не возникает.

Также в системе существует встроенный механизм формализации процессов, благодаря которому конкретный исполнитель ограничен в своих действиях – либо «согласовано», либо «на доработку» с замечаниями. Это существенно упрощает процедуру внедрения и адаптации пользователей к системе.

Кому выгодна СЭД? Каким компаниям система необходима?

– На мой взгляд, СЭД обязателен к внедрению для предприятий среднего и крупного бизнеса. Особенно с развитой филиальной структурой. Особенно с большим числом контрагентов. Маленькие компании сами могут справиться с небольшим объемом документооборота, для них необходимость внедрения СЭД неочевидна.

Справка

ООО «МОЛЛ», представляющее бренды «Молния» и SPAR, – один из лидеров по товарообороту среди розничных сетей Челябинской области. Мультиформатная сеть с гипермаркетами, супермаркетами и магазинами формата «у дома» ежедневно обслуживает более 100 000 покупателей.

Максим Королев: «Системы ЭДО стали must have для среднего и крупного бизнеса» 1Максим Королев: «Системы ЭДО стали must have для среднего и крупного бизнеса» 2

 

Автор: Ольга Гаммершмидт
Система Orphus
Ошибка в тексте? Выделите ее мышкой и нажмите Ctrl + Enter.

Новости

Медники инвестируют 1,5 млрд руб. в научный центр на месте долгостроя в центре города Медники инвестируют 1,5 млрд руб. в научный центр на месте долгостроя в центре города
Mazda обзавелась полноформатным автоцентром в Нижнем Тагиле
«Вернуть контроль над ситуацией». Великобритания и ЕС договорились о сделке по Brexit
₽3 млн на актерство: областные власти выделили деньги театральному фестивалю Коляда-Plays
Две уральские клиники вошли в число 20 крупнейших в России по версии Forbes
Центробанк хочет блокировать счета и имущество реальных владельцев банков до суда
«Остальные — в следующий сезон». Игорь Алтушкин выбрал 50 стартапов для своего бизнес- шоу

Бизнес

«Отец сказал: я хочу, чтобы ты зарабатывал сам. И предложил идею», — Тимофей Алтушкин «Отец сказал: я хочу, чтобы ты зарабатывал сам. И предложил идею», — Тимофей Алтушкин
«Мы вносим свой вклад в развитие дорожного хозяйства региона»
Если менеджер ставит в резюме фото на фоне пивного завода – стоит ли такого брать? / Кейс
«Частная медицина — это не тот бизнес, который сделает из предпринимателя миллиардера»
«Уральский предприниматель живучий». О чем говорили в кулуарах премии «Человек года»
Вперед в будущее. Как в Екатеринбурге вручали премию «Человек года — 2019» / РЕПОРТАЖ
«Человек года — 2019»: главный лауреат — Валерий Малышев, «Ривьера Инвест Екатеринбург»

Свое дело

«Мы идем против системы», — Руслан Гилязов, «Мозгобойня» / ВИДЕО «Мы идем против системы», — Руслан Гилязов, «Мозгобойня» / ВИДЕО
«Завод просто не бросишь, деньги со счета не снимешь». Честная изнанка реального бизнеса
«Нет таких стран, где мало денег». Как уральский производитель конкурирует со всем миром
«Перевозить легко, налоги не нужны, а доход за 10 лет — 100%». Инвестиции в бриллианты
«Маленькое хобби может перерасти в небольшое дело, а потом — в стабильный бизнес»
«День за днем нам клевали мозг: это пережитки детства, на квартиру этим не заработаешь»
«Если бы сейчас начинали бизнес, ничего бы не вышло». Опыт кофейни «Французский пекарь»

Качество жизни

Мелике Алтынышик: «Мой стиль — на пересечении природы, архитектуры и технологий» Мелике Алтынышик: «Мой стиль — на пересечении природы, архитектуры и технологий»
«Раньше к нам ходили чиновники и крупные бизнесмены». Как изменились кабаре в 21 веке
«Протеиновые батончики и спортивное печенье — это просто хороший маркетинговый ход»
«Умные люди хуже размножаются. К сожалению, уровень интеллекта человечества будет падать»
Баллы за активность меняем на скидки: Екатеринбург захватывают новые страховые продукты
«Твоя задача — быстрее наливать». Почему Bla Bla Bar взлетит на Урале: экономика проекта
Современные подростки не дерутся в школах и не интересуются сексом

Мнения

Громкие провалы на загородном рынке Урала. Почему федеральные проекты-гиганты не взлетели? Громкие провалы на загородном рынке Урала. Почему федеральные проекты-гиганты не взлетели?
«Людям пора смириться, что 90-е прошли». Поможет ли налог для самозанятых выйти из тени?
«Многие бизнесы работают в ноль, нет других перспектив. Не все могут пойти в чиновники»
«Если вы ничего не можете сделать — грызите палочку»
«Посмотрите на Илона Маска. В него верит весь мир, а он отчитывается об убытках»
«Меньше стресса, никакой спешки и порядок во всем». IT-менеджер о переезде из России в США
Сергей Полонский: «Многозадачность — это полная ерунда. Я провожу одну встречу в день»

Лайфхаки

Если зарплата и премия уже не аргумент. Как мотивировать людей работать из последних сил Если зарплата и премия уже не аргумент. Как мотивировать людей работать из последних сил
«Цена кажется ниже, чем она есть на самом деле». Как маркетинг управляет мозгом
«У Минфина логика Германии 30-х годов». Чем грозит новый закон о налоговом резидентстве
«Экологам пора успокоиться. У нас не закончатся нефть и еда, мы не уничтожаем планету»
«Честные врачи, юристы, бизнес». Когда люди говорят правду, даже если она невыгодна
Оборудовали современный офис, но никто не работает? Вы забыли об элементарных вещах
Исправьте четыре ошибки мышления, и у вас будут деньги. СПИСОК

Интернет-аукцион

Наверх
Чтобы пользоваться всеми сервисами сайта, необходимо авторизоваться или пройти регистрацию.
  • вспомнить пароль
Вы можете войти через форму авторизации зарегистрироваться
Извините, мы не можем обрабатывать Ваши персональные данные без Вашего согласия.
  • Укажите ваше имя
  • Укажите вашу фамилию
  • Укажите E-mail, мы вышлем запрос подтверждения
  • Не менее 5 символов
Если вы не хотите вводить пароль, система автоматически сгенерирует его и вышлет на указанный e-mail.
Я принимаю условия Пользовательского соглашения и даю согласие на обработку моих персональных данных в соответствии с Политикой конфиденциальности. Извините, мы не можем обрабатывать Ваши персональные данные без Вашего согласия.
Вы можете войти через форму авторизации
Самое важное о бизнесе.
Читайте лучшие публикации каждое утро. Подпишитесь на рассылку «Делового квартала».
Я даю согласие на обработку моих персональных данных в соответствии с Политикой конфиденциальности. Извините, мы не можем обрабатывать Ваши персональные данные без Вашего согласия.