Максим Королев: «Системы ЭДО стали must have для среднего и крупного бизнеса»

Современные бизнес-процессы становятся благодаря усилиям IT-разработчиков все более технологичными и простыми. Раньше, чтобы согласовать один многостраничный договор, требовалось длительное время и большое количество листов бумаги. Теперь достаточно один раз «залить» договор в систему СЭД (система электронного документооборота) и работать с ним в режиме онлайн всем участникам процесса. И это далеко не все прелести и возможности СЭД.

Компания «Молл» (владеет торговыми сетями «Молния», «Spar») в Челябинске убедилась на собственном опыте, что электронный документооборот существенно упрощает и упорядочивает самые важные бизнес-процессы. Помогла в этом компания «СТ Урал», профессионально занимающаяся внедрением СЭД на предприятиях разного уровня. О сотрудничестве с «СТ Урал» рассказал IT-директор компании «Молл» Максим Королев.

Максим Сергеевич, с чего началось взаимодействие вашей компании и «СТ Урал»? И почему было решено воспользоваться услугами именно этой организации?

– Мы очень давно знаем «СТ Урал». О компании и ее возможностях нам рассказал экс-руководитель челябинского клуба IT-директоров и директор «СТ Урал» Полина Дуйкова. Она неоднократно предлагала внедрить СЭД на предприятии, но по различным причинам мы не решались на такой шаг, продолжая работать по старой схеме. Однако в конечном счете убедились, что без внутренней электронной систематизации нам не обойтись и установили с помощью специалистов «СТ Урал» систему DIRECTUM.

По каким критериям выбрали именно систему DIRECTUM? Рассматривали ли другие СЭД?

– Конечно, рассматривали. Подготовительный этап занял несколько месяцев. Были сформулированы требования к системе, рассмотрены пять различных систем документооборота. Основные критерии выбора – удобство работы, масштабируемость, производительность, стоимость, качество, возможность интеграции с существующими системами. Для нашей компании по совокупности критериев самым оптимальным решением была определена СЭД DIRECTUM. Как только определились с продуктом, начался процесс выбора компании-интегратора. Конкурировали компании из Челябинска, Екатеринбурга и Ижевска. «СТ Урал» предложил нам самые выгодные условия.

На каком этапе находится сейчас работа? Что уже внедрено?– Сейчас завершен первый этап проекта. Система функционирует без сбоев и накладок. Мы за год внедрили в компании электронное согласование учредительных и договорных документов, оформление и согласование служебных записок, регистрацию и рассылку входящей и исходящей корреспонденции, контроль исполнительской дисциплины. Все это позволило существенно сократить время работы над документами и, что немаловажно, уменьшило расходы компании на расходные материалы – бумагу и картриджи, на обслуживание печатающей техники.

Благодаря DIRECTUM практически отпала необходимость в курьерских поездках между нашими филиалами: теперь большинство документов подразделения видят одновременно с головным офисом на экране монитора, имея возможность их корректировать, не распечатывая по несколько раз, и более оперативно согласовывать.

Также DIRECTUM дал возможность отслеживать статус того или иного документа на всех этапах: теперь видно, у кого «завис» договор, как проходит работа над ним. В общем, «все ходы записаны».

Огромным преимуществом СЭД является возможность подписать документ электронно-цифровой подписью (ЭЦП). После подписания ЭЦП, подписанная версия документа не может быть изменена. В отличие от бумажного листа согласований подпись ЭЦП практически стопроцентно гарантирует, что генеральному директору на подпись попадет документ, который после согласования никто не изменял.

В числе прочего СЭД позволяет не зависеть от места нахождения рецензента и не ждать его возвращения, например, из деловой поездки – он может поставить свою резолюцию из любого места, где есть Интернет в любое время.

Также мне как руководителю очень полезной оказалась функция «работа с задачами» системы, когда я поручаю сотруднику какую-либо работу, сразу же заношу ее в СЭД, указываю срок, после чего «забыть» о ней ни у исполнителя, ни у меня просто не получается. Таким образом, решается известная проблема «важных, но не срочных» задач.

Вы сказали, что с внедрением DIRECTUM в компании существенно снизились расходы. На сколько, примерно, сократились траты?

– Очень сложно вычислить эффект именно от внедрения СЭД, так как в компании постоянно проводятся мероприятия по оптимизации операционных издержек. Помимо внедрения СЭД, например, мы проводили сокращение объемов печатаемой сопроводительной документации. В комплексе экономия компании на картриджах для принтеров составила не менее 75%.

Плюс, полностью исчезла проблема потери документов – любой из них легко находится в системе, что также экономит время, деньги и нервы сотрудникам.

Долго привыкали к системе? Много пришлось поработать, чтобы освоить DIRECTUM и обучить сотрудников его использованию?

– У нас практически не было периода адаптации к системе. Дело в том, что DIRECTUM обладает интуитивно понятным интерфейсом и очень похож на привычный всем MS Outlook и другие программы стандартного офисного пакета. Поэтому с его освоением особых проблем не возникает.

Также в системе существует встроенный механизм формализации процессов, благодаря которому конкретный исполнитель ограничен в своих действиях – либо «согласовано», либо «на доработку» с замечаниями. Это существенно упрощает процедуру внедрения и адаптации пользователей к системе.

Кому выгодна СЭД? Каким компаниям система необходима?

– На мой взгляд, СЭД обязателен к внедрению для предприятий среднего и крупного бизнеса. Особенно с развитой филиальной структурой. Особенно с большим числом контрагентов. Маленькие компании сами могут справиться с небольшим объемом документооборота, для них необходимость внедрения СЭД неочевидна.

Справка

ООО «МОЛЛ», представляющее бренды «Молния» и SPAR, – один из лидеров по товарообороту среди розничных сетей Челябинской области. Мультиформатная сеть с гипермаркетами, супермаркетами и магазинами формата «у дома» ежедневно обслуживает более 100 000 покупателей.