Компании оптимизируют коммуникации с помощью корпоративных порталов

В челябинских компаниях растет интерес к внутренним корпоративным порталам. Внедрение этой системы помогает решить широкий спектр задач: от контроля бизнес-процессов и снижения накладных расходов до повышения лояльности сотрудников. Для того чтобы повысить отдачу от использования внутренних порталов, компании проводят ИТ-консалтинг, применяют методы адаптации персонала к возможностям системы, расширяют ее функционал.

эксперты
Вячеслав Адищев
исполнительный директор компании «Парамон Онлайн»
Татьяна Антончик
начальник отдела корпоративных коммуникаций ОАО «Пивоваренная компания «Балтика»
Евгений Богданов
директор ООО «Экспедиционная компания «КОД 3000»
Леонид Вахрамеев
председатель совета директоров компании «Интерсвязь»
Николай Жуков
директор компании «Флексайтс»
Максим Петров
директор по маркетингу компании «Союзполимер»
Яна Тараданова
пресс-секретарь челябинского филиала ОАО «ВымпелКом»
Максим Чернов
заместитель директора торгового дома «Теплоприбор»

Зачем компаниям внутрикорпоративные порталы
Почему растет спрос на интернет-решения
Как внутренние порталы помогают экономить время и деньги

В 1995 г. в Северном море группа инженеров разведывательного бурения компании British Petroleum столкнулась с серьезной проблемой: вышло из строя основное оборудование. Находящиеся на борту сотрудники были не в состоянии определить, в чем причина поломки, и разведка откладывалась на неопределенный срок. При этом аренда судна с техникой обходилась компании в $150 тыс. в день. Однако решение нашлось. Неисправное оборудование было помещено в поле зрения небольшой видеокамеры, подключенной к рабочей станции, а компьютер соединен через спутниковый канал с компьютером в Абердине, где находился эксперт компании. По изображению на экране монитора он диагностировал неисправность и дал сотрудникам рекомендации по ремонту. Простой техники составил всего несколько часов. Компьютерное оборудование на разведывательном судне являлось частью пилотного проекта компании Virtual Teamwork. В настоящее время British Petroleum обладает одним из самых современных корпоративных информационных порталов, который использует в том числе наработки, полученные еще в 1995 г.

Спрос на корпоративные порталы растет по всему миру и все более заметным становится в России. Челябинские компании не исключение: внимание к портальным решениям заметно усилилось в по­следние два-три года. Эксперты связывают это с новым этапом развития местного бизнеса: представители деловых кругов все больше оперируют такими понятиями, как скорость принятия решений, снижение себе­стоимости транзакций, персонализация ответственности, аккумулирование знаний, анализ результатов и прогнозы перспектив развития, понимая, что эти нововведения увеличивают стоимость бизнеса.

Корпоративные порталы экономят время и деньги

Компании создают внутренние порталы для решения разных задач: размещения новостей, организации форума, обмена документами, работы с поставщиками или заказчиками. Соответственно, портал порталу рознь: для каждого бизнеса находится свое решение, отмечают специалисты. НИКОЛАЙ ЖУКОВ, директор компании «Флексайтс»: «У нас нет стандартных пакетов, универсальных типовых решений, все эти вещи очень индивидуальны. Где-то это могут быть просто папки обмена документов, где-то – форум. Например, мы разрабатывали корпоративный портал для компании Sklad74.ru. Это закрытая часть веб-сайта, которую могут посещать клиенты, здесь виден остаток на складе, можно посмотреть реестр заказов. В закрытом портале Уральского института бизнеса можно работать с документами, оставлять комментарии. Сейчас у нас в разработке находится закрытый портал завода каслинского литья. Его будут использовать дизайнеры для моделирования изделий, согласования результатов с шефом и общения с потенциальными покупателями».

Главное, что объединяет различные корпоративные порталы, – это ускорение и упрощение обмена информацией. С их помощью компании создают единое информационное хранилище, в котором сотрудники могут оперативно обмениваться знаниями. На главной странице внутреннего портала компании «ВымпелКом» регулярно обновляются новости регионов, размещается информация о стратегических целях, достижениях филиалов, интересных региональных проектах. Свои сайты действуют у различных подразделений (административной дирекции, юридической дирекции, HR, PR и т. д.), а также у приобретенных компаний в странах СНГ. По словам ЯНЫ ТАРАДАНОВОЙ, пресс-секретаря челябинского филиала ОАО «ВымпелКом», благодаря полученной информации сотрудники знают, в каком направлении развивается бизнес, и это повышает их лояльность к компании.

Внутренние порталы позволяют экономить время, требуемое для принятия решений. В компании «Союзполимер» любой менеджер, имеющий доступ в сеть, может зайти на сервер и выложить необходимую информацию, которую увидит каждый, кто имеет право доступа и персональный пароль. На портале хранятся данные о персонале, финансах, протоколах совещаний, технических новинках, содержатся графики отпусков, заявки сотрудников, справочная информация. «Исчезла необходимость бегать по этажам, – говорит МАКСИМ ПЕТРОВ, директор по маркетингу компании «Союзполимер». – Мне, к примеру, не нужно подниматься к финансовому директору, чтобы узнать последнюю информацию об оборотах компании или себестоимости продукции за прошлый день. Мне также необязательно собирать совещание, чтобы узнать сведения об отгрузках товара: все мероприятия я могу отследить со своего компьютера».

В компании «Интерсвязь» важным свой­ством портала называют доступ к информации в онлайн-режиме из любой точки мира, где есть Интернет. «Оперативность работы и принятия решений в кризисной ситуации возрастает в десятки раз. Всегда можно увидеть, как обстоят дела в любом из отделов компании: на портале отражается вся текущая ситуация и архив данных», – говорит ЛЕОНИД ВАХРАМЕЕВ, председатель совета директоров компании «Интерсвязь». Целью создания портала в «Интерсвязи» называют повышение эффективности коммуникаций и управления работой компании: четкое структурирование, разделение работы в текущем режиме и централизация ресурсов в случае необходимости. Леонид Вахрамеев: «Функциональность в наше время характеризируется словом «тайм-менеджмент». Структура портала выстроена по службам компании, для каждой создан свой раздел».

Эксперты отмечают, что эффективные коммуникации снижают затраты предприятия на внутрикорпоративные взаимодействия. «Лично мне очень не хватало опросных листов в электронном виде, когда я работал директором представительства в одной крупной оптовой фирме, – вспоминает Николай Жуков. – Каждый дилер вручную писал отчет, и на это уходило по три часа. На портале это заняло бы минут 30. Умножьте 2,5 часа сэкономленного времени на 20 дилеров, перемножьте на почасовую зарплату высокооплачиваемых специалистов – именно столько сэкономила бы фирма».

В группе предприятий «Теплоприбор» время экономят с помощью системы электронного документооборота на базе Lotus Domino. Сегодня в системе проходит большая часть работы компании: здесь создаются документы, отправляются на визирование, согласование и подписание. Здесь же хранятся протоколы совещаний, служебные записки, а сотрудники отдела управления персоналом ведут личную карточку каждого работника. «Теперь мы не знаем, что это такое – стоять в ожидании с бумажками около кабинетов. С помощью портала мы ушли от бесполезных хождений по кабинетам, потери бумажных документов», – рассказывает МАКСИМ ЧЕРНОВ, заместитель директора торгового дома «Теплоприбор». По словам г-на Чернова, в системе электронного документооборота работает вся группа предприятий, в том числе офисы торгового дома «Теплоприбор» в Москве, Перми, Екатеринбурге и Уфе.

На внутреннем портале «Диалог» «Пивоваренной компании «Балтика» сотрудники могут не только узнать новости компании. Портал служит хранилищем документов, презентаций, электронных версий корпоративных газет и журналов, банка фотографий и т. п. На портале анонсируются внутренние конкурсы и различные мероприятия, проводятся опросы персонала. Функционирует форум, на котором сотрудники могут обсудить рабочие вопросы и оперативно получить ответы компетентных специалистов. «С помощью портала персонал также получил возможность совместной работы над документами без необходимости отправки их по электронной почте», – отмечает ТАТЬЯНА АНТОНЧИК, начальник отдела корпоративных коммуникаций ОАО «Пивоваренная компания «Балтика».

Целью создания внутреннего портала компании «КОД 3000» стала необходимость автоматизации большого потока информации о заказах. «Нужно было как-то обрабатывать этот информационный поток, управлять им», – говорит ЕВГЕНИЙ БОГДАНОВ, директор ООО «Экспедиционная компания «КОД 3000». Сегодня на внутреннем портале компании сотрудники видят, какие заказы есть у каждого филиала и исполнителя. Портал способ­ствовал более быстрому продвижению услуг среди поставщиков. «Из этой информационной системы у нас формируется электронная рассылка нашим партнерам, предложения отправляются автоматически по таймеру. Сегодня у нас уже больше 6,5 тыс. подписчиков», – констатирует Евгений Богданов.

Внутренние порталы внедряют как крупные, так и малые предприятия

Необходимость во внутреннем портале может возникнуть на любом этапе развития компании. Даже сразу после ее появления, если, как замечает Татьяна Антончик, в компании работает достаточно большое количество сотрудников, многие из которых пользуются компьютерами. По мнению Леонида Вахрамеева, необходимость в корпоративном портале назревает при расширении компании до уровня, когда человеческого ресурса становится недостаточно для контроля за ее деятельностью. В компании «ВымпелКом» полагают, что сайт нужен, чтобы централизованно доносить важную информацию до всех сотрудников. «Наверное, нет смысла создавать портал в компании, где работает 20 человек. Такой смысл появляется, если штат компании насчитывает как минимум 300-500 человек», – говорит Яна Тараданова. А ВЯЧЕ­СЛАВ АДИЩЕВ, исполнительный директор компании «Парамон Онлайн», связывает вопрос о необходимости портала с географическим принципом: «Создание закрытых порталов актуально, когда у компании есть территориально распределенные офисы в рамках города или страны».

Однако ряд экспертов считает, что размер компании и ее территориальное расположение не главное. «Внутренний портал может быть необходим и для компании, в которой работает всего три-пять человек, если она занимается какой-то проектной работой и каждый должен видеть, кто на каком этапе находится. Например, это может быть рекламное агентство полного цикла. А вот для компании в четыре-пять человек, продающей автошины, корпоративный портал, наверное, не нужен», – предполагает Евгений Богданов. «Все зависит от характера обмена информацией. Если корпоративный обмен документами представляет большой поток информации, который нужно оперативно передавать, сайт необходим, даже если офисы компании всего лишь разбросаны по этажам, – замечает Николай Жуков. – Взять нашу компанию: мы лишь частично удаленно работаем со Златоустом, а здесь, в Челябинске, сидим в двух комнатах и все равно между собой используем для связи наш портал. Можно писать бумажки и носить их друг другу. А можно посмотреть на сайте, как продвигается исполнение заказа». Николай Жуков отмечает, что потенциально корпоративный портал мог бы быть полезен всем офисным зданиям: «Так проще отслеживать заявки от арендаторов: лампочка перегорела, из окна дует, «пиццу, кофе, пожалуйста». И сразу видно, когда заявка поступила, кто ее выполнил, как быст­ро среагировал».

Компании повышают отдачу от использования внутренних порталов

По замечанию специалистов, первым этапом внедрения внутреннего портала должен быть ИТ-консалтинг – анализ бизнес-процессов, происходящих в компании. Чем четче будут поставлены задачи на начальном этапе, тем эффективнее будет функ­ционировать портал. «Каждый раз при работе с клиентом мы задаем очень много вопросов, уточняем, что ему действительно нужно, – говорит Николай Жуков. – Важна грамотная постановка задачи. Однажды, разрабатывая веб-сайт для одного завода, мы выполнили пожелание заказчика и сделали закрытый раздел для оптовиков, где те могли видеть, что происходит с их заказом – в производстве, на отгрузке, в пути, и т.д. Казалось бы, все красиво, но сайт не работал. У этой фирмы было 20 оптовиков, которые брали сразу большие партии, и информационные потоки там были довольно редкими – раз в месяц. Клиентам было просто лень посещать портал, они предпочитали звонить».

В компании «КОД 3000» на собственном опыте убедились, что не стоит гнаться за полной автоматизацией с помощью портала. По словам Евгения Богданова, от некоторых функций внутренней сети приходилось отказываться, так как занесение данных в базу и их обработка лишь усложняли процесс. Одно время на сайте компании отражалась информация о состоянии оплат поставщикам. «Но оказалось, что забивание вручную этих данных в базу требует очень большого количества времени, и гораздо проще поднять трубку и ответить на телефонный звонок. К тому же сами потребители не были готовы переходить на удаленное получение информации», – говорит Евгений Богданов.

Другим слабым местом при внедрении внутреннего портала может стать неэффективное использование системы персоналом. Фирмы используют разные методы адаптации сотрудников. К примеру, в «Пивоваренной компании «Балтика» корпоративный портал сделали стартовой страницей при загрузке Internet Explorer на всех служебных компьютерах. Ссылки на сайт давались в рассылках по электронной почте и в корпоративной газете, кроме того, о нем сотрудники регулярно узнавали от топ-менеджеров на встречах с коллективом. Татьяна Антончик: «Мы привлекли сотрудников к модерации некоторых разделов форума. Инициаторы создания собственных сайтов подразделений компании были назначены ответственными за их развитие и поддержку. Уже на седьмом месяце существования портала статистика посещений достигла почти 80 тыс. в месяц. Это очень хороший показатель». В компании «ВымпелКом» эффективность работы портала оценивают с помощью регулярных опросов, позволяющих выяснить, насколько сотрудники удовлетворены внутренними коммуникациями. «Эффективность работы интранета можно также определить по неформальным признакам, например, когда сотрудники начинают обсуждать новости в курилках, – говорит Яна Тараданова. – По нашим оценкам, интранет посещает более 80% сотрудников компании».

В компании «Интерсвязь» эффективность использования портала сотрудниками была заложена еще на этапе создания ресурса. «В разработке внутреннего портала участ­вовало большинство персонала компании, по крайней мере, в постановке задач. Сейчас привлекать сотрудников к использованию корпоративного портала просто нет необходимости, они сами активно им пользуются», – говорит Леонид Вахрамеев.

Возрастает интерес к внутренним порталам с использованием интернет-решения

По наблюдениям специалистов, все чаще для построения внутренних порталов используется интернет-технология. Это позволяет значительно расширить функциональные возможности системы и наделить ее некоторыми преимуществами, присущими Интернету: доступный интерфейс, связь с внешними источниками данных, отсутствие ограничений, свойственных локальной сети. Эксперты отмечают рост популярности интернет-решений для построения корпоративных порталов. Максим Чернов: «Выбранная нами в 2001 г. система электронного документооборота на базе Lotus Domino не имеет интернет-решения. Но на тот момент она была одной из самых прогрессивных, а интернет-технологии в электронном документообороте еще не имели широкого распространения. Новые версии этой системы уже имеют веб-интерфейс».

В компании «Флексайтс» отмечают всплеск активности в создании закрытых сайтов за последний год. «Я думаю, это связано с тем, что Интернет стал более привычен и доступен, в настоящий момент это самый дешевый и быстрый канал передачи информации. Другой фактор: к управлению компаниями приходят молодые люди, которые активно используют Интернет и понимают, какие выгоды можно из него извлечь», – говорит Николай Жуков.

Однако в «Парамон Онлайн» замечают, что подобных запросов пока не так много. Вячеслав Адищев связывает это с тем, что пока еще сайт воспринимается недостаточно надежным местом для хранения конфиденциальной информации: «На мой взгляд, сдерживающим фактором является приверженность к традиционным средствам связи». Кроме того, по словам Вячеслава Адищева, если заказчик ставит несложные задачи (например, организовать новостной раздел и форум), то привлечение внешних разработчиков нецелесообразно. «Для реализации простых задач существует много готовых решений», – замечает г-н Адищев.

По оценкам компании «Флексайтс», стоимость создания внутреннего портала составляет от 150-200 тыс. руб. до нескольких десятков тысяч долларов. Что касается вложений в безопасность, Николай Жуков отмечает: «У специалистов по безопасности есть такой критерий: стоимость взлома должна превышать цену информации, которую таким образом можно получить».

Проектирование закрытого портала фирмы не всегда доверяют компаниям-разработчикам. Например, в компаниях «КОД 3000» и «Интерсвязь» создавали собственные порталы самостоятельно. «Не было необходимости обращаться к сторонним разработчикам, поскольку у нас есть свои высококвалифицированные специалисты в этой области, к тому же некоторые уникальные решения мы не хотели бы разглашать. В настоящее время в штате компании есть специальный сотрудник, который занимается только порталом. В его обязанности входят прием, обработка и дальнейшая реализация заявок на улучшение и модернизацию портала», – рассказывает Леонид Вахрамеев. В компании «КОД 3000» работу с порталом сегодня предпочитают отдавать на аутсорсинг. Евгений Богданов: «Это более удобно, так как для компании малого бизнеса держать в штате специалиста по веб-проектам нерентабельно».

Компании расширяют функционал внутренних порталов

Эксперты отмечают, что внутренние порталы обычно представляют собой прос­тые системы. По словам Вячеслава Адищева, функционал корпоративных сайтов, как правило, несложен: «Самый распространенный вариант – новостной раздел и форум».

Ряд специалистов считает, что скоро эта ситуация изменится. Николай Жуков уверен, что через год-два люди будут активней пользоваться порталом. Но и сейчас компании идут по пути постепенного расширения функций. Максим Чернов: «Внедрение системы электронного документооборота осуществлялось поэтапно. Сперва это были только служебные записки. Потом мы организовали подписание приказов, распоряжений, организационно-распорядительных документов. После этого стали успешно использовать «Контроль заданий», где руководитель ставит исполнителю задачу и контролирует ее исполнение, при этом система автоматически напоминает о сроках. Здесь же исполнители отчитываются о выполнении работы. Следующим этапом было внедрение модуля «Договоры» (заключение и подписание договоров)». По словам Максима Чернова, в ближайшее время функционал системы планируется расширить за счет организации форума для сотрудников компании.

Обновление портала – это непрерывный процесс, замечают в компании «Интерсвязь». «Портал постоянно расширяется и модернизируется благодаря принципу встроенного масштабирования. Количество задач практически бесконечно», – замечает Леонид Вахрамеев.

Эволюционным путем развивался и внутренний портал компании «КОД 3000». Сегодня, помимо информации о заказах и их статусе, здесь есть новостная лента, которая содержит также приказы, распоряжения. «Кроме того, в системе размещены документы и кодекс компании, правила взаимодействия с клиентами. Есть раздел «Помощь» для новых сотрудников, в нем есть ответы на простые вопросы: где можно попить кофе, чай, когда сотрудники получают зарплату и т. д., то есть та информация, которая помогает человеку быстро адаптироваться в новом коллективе», – рассказывает Евгений Богданов. В дальнейшем компания намерена автоматизировать еще несколько бизнес-процессов, после чего «КОД 3000» будет предоставлять полную информацию о взаимодействии внешним контрагентам, которые будут заходить через пароль в свои «личные кабинеты» на сайте.

Портал «Пивоваренной компании «Балтика» создавался как информационный. Наиболее популярные его функции – новостная лента и форум. В то же время, по словам Татьяны Антончик, он находится на этапе перехода от информационного к порталу с возможностями коллективной работы: «Сейчас на этом ресурсе реализовано взаимодействие в группах, которые созданы по организационному, проектному или географическому принципу, обеспечена возможность совместной работы над документами. Недавно портал начал использоваться для сбора, консолидации и структурирования информации». В компании подчеркивают, что не так давно перешли на новую версию платформы корпоративного портала, получив новые возможности работы (в качестве программного решения была выбрана разработка Microsoft): «Вместе с этим мы изменили дизайн и структуру портала. В дальнейшем мы также будем развивать как дизайн и функциональность, так и внутреннее наполнение. Мы планируем автоматизировать некоторые процессы, связанные с документооборотом. В перспективе рассчитываем сделать интеграционный портал, то есть единую точку входа для разных информационных систем», – резюмирует Татьяна Антончик.

Корпоративные порталы (Enterprise Portals) – порталы, разрабатываемые для нужд одной компании с целью решения как внутрикорпоративных задач, так и коммуникаций с внешним миром: покупателями, поставщиками, партнерами.

Интранет – внутренний корпоративный веб-портал, решающий задачи по систематизации, хранению и обработке внутрикорпоративной информации.

Подписывайтесь на CHEL.DK.RU в Дзен и Дзен.Новости. Самое важное о бизнесе — в email-рассылкe. А еще нас удобно читать в Telegram и ВКонтакте.