3 простых приема для оптимизации вашего бизнеса!

В бизнесе нередко происходят ситуации, которые приводят руководителя бизнеса к неверным решениям по оптимизации. «Срочно написать инструкцию по служебному этикету!» - пример оптимизации каждодневного процесса, только не самый удачный. Его можно назвать «оптимизация на основе интуиции».

Когда руководитель пользуется интуитивной оптимизацией, вероятность провала крайне высока. В этом случае можно допустить минимум четыре типа ошибок:

1.      Большое внимание уделяется мелким, несущественным, но ментально значимым деталям;

2.      Использование собственных интуитивных догадок, взамен современных технологий (чаще всего из-за стремления сэкономить или недостаточного понимания ситуации);

3.      Использование современных технологий, но не по назначению;

4.      Непосредственное участие руководителя в мелких, рутинных процессах

Одна из наиболее часто встречающихся ошибок руководителя – уход от главных задач компании во второстепенные и несущественные для эффективности дела. На практике – это решение дел, которые очень слабо влияют на конечный результат, но здорово расшатывают нервную систему.

Использование собственных догадок о том, как вести дела, вместо современных технологий, которые предлагают центры по оптимизации бизнес-процессов, такие как «Бизнес-сервис», происходит зачастую из-за недостаточной осведомленности об их возможностях.

Проектный центрэлектронного документооборота и управления процессами компании «Бизнес-сервис» помогает выбрать и потом внедрить систему управления процессами и документооборотом, которая реально отвечает бизнес-процессампредприятия.Это происходит в три этапа: выбор, внедрение, сервис.

Сейчас на рынке достаточно много систем, поэтому выбрать именно ту, которая наиболее подходит конкретному предприятию достаточно сложно. Центр не ставит задачу продать какую-то конкретную систему, а предлагает выбрать наиболее подходящую. Именно поэтому процесс работы начинается не с формулирования общих требований к системе, а с разработки процессов, которые планируется автоматизировать. На основании разработанных процессов формируется детальное техническое задание, по которому и формулируются требования к будущей системе.

Такая система управления поможет сосредоточиться на главных задачах компании, а не заниматься ежедневным «перекладыванием бумажек» на рабочем месте. Рекомендации о применимости той или иной из рассматриваемых систем для решения задач предприятия даются сразу после полноценного анализа.

Таким образом, получив Техническое задание на внедрение и рекомендации, в которых отражено, почему и каким образом рассматриваемые системы могут быть применены на предприятии, можно сразу начать процесс внедрения системы на предприятии.

Проектный центр«Бизнес-сервис» оказывает на данном этапе весь необходимый комплекс услуг и работ для настройки и адаптации системы под разработанные процессы. Возможны самые разные схемы взаимодействия на данном этапе от внешнего управления проектом, до внедрения системы «под ключ».Внедренная система функционирует и изменяется вместе с предприятием, поэтому необходимо постоянно мониторить ход исполнения процессов, отслеживать их изменения и соответствующим образом изменять и развивать систему. Для этого в компании существует система гарантийного сопровождения вашего нового электронного документооборота.