О бухгалтерском аутсорсинге «из первых рук»

В последнее время услуги бухгалтерского аутсорсинга становятся все более востребованы бизнесом. На рост спроса работает ряд аргументов: это «дешевле» (нет налогов на зарплату главбуха, не надо оборудовать ему рабочее место, покупать программный продукт и справочно-правовые системы); «качественнее» (потому что этим занимаются профессиональные бухгалтеры); «безопаснее» (потому что аутсорсеры берут на себя ответственность перед налоговой).

И в то же время многие клиенты аутсорсинговых компаний недовольны качеством услуг и предоставляемым сервисом. В чем же причина этого?

АКГ «Аудит-Классик» работает в сфере бухучета более 26 лет и уже 8 лет оказывает услуги бухгалтерского аутсорсинга. На этом пути «проб и ошибок» мы получили самый разный опыт ведения данного бизнеса и сейчас готовы поделиться своими рассуждениями на тему бухгалтерского аутсорсинга.

Вопрос 1: от чего зависит качество ведения бухучета на аутсорсинге?           

Качественным оно будет только при условии тщательно проработанного ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ клиента и аутсорсера. Заключая договор на аутсорсинг, вы по сути впускаете нас в свои бизнес-процессы, и важная задача для обеих сторон — гармонично вписаться в эти бизнес-процессы.

Что мы сделаем для этого как аутсорсеры:

— изучим деятельность организации, ее отраслевые особенности, разработаем методологию бухгалтерского и налогового учетов, оформим ее в учетную политику;

— изучим возможности для автоматизации бизнес-процессов и учетных процедур, подготовим техзадание для программиста, внедрим новые алгоритмы в работу;

— предложим варианты организации нашего взаимодействия с персоналом клиента; при необходимости проведем обучение персонала.

Чего мы ожидаем от клиента? Понимания, что аутсорсер — это специалист, который не может себе позволить заниматься 24/7 только задачами одного предприятия. Однако он обязуется четко и в срок выполнять согласованный перечень работ. Соответственно, от клиента, по сути, требуется лишь быть дисциплинированным и соблюдать условия договора в части срока предоставления документов.

Вопрос 2: аутсорсер берет дополнительную плату «за каждый чих» — это неудобно.

Бухгалтерский аутсорсинг, как и любой бизнес, — это четко определенный условиями договора функционал исполнителя и соответствующая ему стоимость работ. Соответственно, при выходе за рамки предусмотренного договором функционала аутсорсер предъявляет к оплате стоимость дополнительно оказанных услуг. Расценки на такие допуслуги заранее определены договором и известны клиенту (к слову сказать, они очень невелики). Здесь важно понимать — если своему штатному главбуху вы платите за его ВРЕМЯ нахождения на предприятии, то аутсорсеру — исключительно за те работы, которые предусмотрены договором, факт их совершения фиксируется автоматически в соответствующем журнале, и заказчик услуги в любой момент может ознакомиться с полным списком выполненных аутсорсером работ. Поэтому если вам из большого списка обязанностей бухгалтера достаточно выполнения только предусмотренных законодательством работ, то вы легко получите это от аутсорсера, не переплачивая.

Вопрос 3: действительно ли аутсорсер дешевле, чем штатная бухгалтерия?

Да — при определенных условиях. Надо понимать, что и в штатной бухгалтерии, и в аутсорсинговой компании работают бухгалтеры той или иной степени квалификации, и на рынке труда их зарплаты сопоставимы. Так за счет чего аутсорсинг может быть для вас дешевле:

• за счет четкого определения функционала — как мы уже сказали выше, вы не будете переплачивать за работы, в которых не нуждается ваша организация;

• за счет перераспределения работ внутри компании-аутсорсера, когда часть работ, не требующая высокой квалификации, выполняется операторами и рядовыми бухгалтерами;

• за счет профессиональной автоматизации и настройки учетных процедур — в интересах аутсорсера разработать четкие бизнес-процессы и настроить учетные процедуры таким образом, чтобы  сократить количество времени, потраченного на обработку одной операции. В итоге выигрывает и клиент — как в цене текущего обслуживания, так и в том, что в итоге получает хорошо настроенную бухгалтерию;

• за счет экономии на организации и обслуживании рабочего места бухгалтера, его обучения, а также снижения рисков уплаты штрафов и пеней за совершенные бухгалтерские ошибки.

Вопрос 4: может ли бухгалтерский аутсорсинг предоставлять хороший уровень сервиса, удобства для клиента?

 Ответ на этот вопрос зависит от ожиданий клиента и возможностей конкретной аутсорсинговой компании. Например, в рамках бухгалтерского обслуживания мы предоставляем нашим клиентам:

— возможность бесплатного использования облачного решения программы «1С», ее обновления, установки и настройки;

— профессиональную бухгалтерско-правовую поддержку, в том числе рекомендации по применению тех или иных льгот/преференций, мерах государственной поддержки для данной отрасли;

— помощь в подготовке документов для различных проверяющих органов;

— рекомендации по построению модели бизнеса, выбору оптимальных налоговых режимов.

Ну и напоследок, не в качестве рекламы бухгалтерского аутсорсинга от АКГ «Аудит-Классик», но исходя из личного опыта руководителя, хочу отметить следующее. Бухгалтерия — важная часть деятельности организации, и при отсутствии надлежащего контроля нарушения в ведении бухгалтерского учета могут серьезно навредить вашему предприятию. По этой причине выбор аутсорсера — крайне ответственное решение. По моему глубокому убеждению, подкрепленному годами ведения данного бизнес-направления, качественный аутсорсинг невозможен без специализированного ПО для аутсорсера. В условиях многозадачности просто невозможно вести качественный бухгалтерский учет большому количеству предприятий без соответствующего программного обеспечения. Но и это не даст гарантии качества, если аутсорсер не исполняет полноценно регламенты и стандарты такого CRM.

Мы несколько лет назад стали франчайзи «1С:БухОбслуживание», но только в прошлом году внедрили практически весь ее функционал. Это сразу почувствовали наши клиенты, отметив серьезное повышение качества услуг. И в настоящее время мы уже не на словах гарантируем нашим клиентам предоставление КАЧЕСТВЕННЫХ бухгалтерских услуг.